A.
PENGERTIAN
Mail merge sering juga disebut surat
massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau
tujuan yang berbeda-beda. Mail merge
atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word dan Ms. Excel untuk
mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat
namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda.
1. Fungsi Setiap Penggunaan dan
Bagian dalam Mail merge
a)
Dokumen Master, Microsoft Word menyebut ini dengan "Main Dokumen"
yaitu dokumen yang berisi surat tersebut. Dokumen ini merupakan bagian dari
surat tersebut yang isinya sama antara satu penerima dengan penerima lainnya.
b)
Data Source, yaitu Suatu file yang berisi informasi untuk digabung dalam
Dokumen Master. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat penerima surat serta
informasiinformasi penting lainnya.
c)
Envelopes, berfungsi untuk membuat dan mencetak
amplop
d)
Labels, berfungsi untuk membuat dan mencetak
label. Disini bisa menggunakan bentuk dan style yang diinginkan.
e) Start Mail merge, berfungsi untuk memulai
menggunakan Mail merge untuk membuat
bentuk surat yang diperlukan dengan tujuan atau penerima yang banyak.
f) Select Resipient,
berfungsi untuk memilih daftar orang-orang atau nama-nama yang diperlukan untuk
dikirimi surat.
g) Edit Recipient List, berfungsi
untuk mengubah daftar penerima dan memutuskan untuk memilih mereka yang akan
dimasukkan ke dalam surat
h) Highlight Merge Fields,
berfungsi untuk memasukkan field pokok pada dokumen master
i)
Address
Block, berfungsi untuk menambahkan alamat ke surat di
dokumen master. Kamu menentukan format dan tempat, dan kata yang dapat
menggantinya dengan alamat nyata dari daftar penerima yang telah di buat ketika
kamu selesai menggunakan Mail merge.
j)
Greeting
line, berfungsi untuk menambahkan baris salam di surat
seperti dear <<first name>> .
k) Insert Merge Field, berfungsi
untuk menambahkan setiap field dari daftar penerima yang sudah di buat ke
dokumen, seperti nama, tempat dan tanggal lahir, judul, dan lain-lainnya.
l)
Rules,
berfungsi untuk menentukan peraturan untuk
menambahkan keputusan-membuat kecakapan ke Mail
merge.
m) Match Field,
untuk mengganti kata-kata yang ada dalam match field dengan kata-kata yang ada
pada daftar match Field.
n) Preview Results,
untuk melihat hasil dari Mail merge
yaitu daftar penerima yang sudah dibuat sebelumnya.
o) Next Record,
untuk menampilkan field berikutnya
p) Previous Record,
untuk menampilkan Field sebelumnya.
q) First Record,
untuk menampilkan Field pertama.
r) Last Record,
untuk menampilkan Field terakhir.
s) Finish & Merge,
untuk membuat salinan dokumen jika seluruh Mail
merge sudah lengkap. Kita dapat menyalin satu per satu surat, semuanya,
atau dikirim via email.
B.
TUJUAN MAIL MERGE
Mampu memberikan
kemudahan dalam penyelesaian suatu pekerjaan, karena tidak diperlukan lagi
pengetikan manual satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya
dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehandaki maka nama, alamat
yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format satu yang telah
dibuat. Jadi cukup membuat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan
membuat daftar isian dari formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian
dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah
dibuat.
C.
PENGGUNAAN MAIL MERGE
a.
Langkah-langkah Pembuatan
1.
Buat dokumen terlebih dahulu
(bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)
2. Klik
ribbon Mailings kemudian klik Start Mail merge, pilih Step by Step Mail merge Wizard
3.
Akan muncul panel Mail merge disebelah kanan jendela Word
anda.
4.
Pada
Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian
bawah untuk melanjutkan.
5.
Pilih Use the current
document kemudian klik Next
6.
Pada pilihan select recipients,
jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian
klik Create.
7.
Akan muncul jendela New
Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang
ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang
dibutuhkan. Berikut langkahnya.
a.
Klik Customize columns
b.
Pilih filed name kemudian klik
tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.
c.
Untuk membuat field name baru
klik Rename
kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb).
d.
Tambahkan beberapa filed sesuai
dengan kebutuhan anda.
e.
Jika dirasa sudah cukup klik OK.
f.
Muncul jendela New address
list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK.
g.
Untuk menghapus entry klik pada
entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru
klik pada new entry.
h. Simpan pada folder dimana
tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.
8.
Klik Next : Write your letter
untuk melajutkan
9.
Sampai disini kita akan
memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada
dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan
10. Pada
pilihan write your letter, pilih More item, Pada jendela yang muncul pilih
nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert.
11. Ulangi
langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya
akan seperti dibawah ini.
12. kemudian
klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau
kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.
13. Jika
ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika
sudah cukup klik Next untuk complete the merger.
14. Terdapat
dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika
anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui
printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada
beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.
D.
CARA PRINT MAIL MERGE
Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
a.
Print
Documents
Untuk
mencetak surat. Ada 3 pilihan:
1.
All
untuk mencetak semua surat.
2.
Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3.
Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk
mencetak surat yang dipilih saja.
b.
Edit
Individual DocumentsUntuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru langkah sama dengan
di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu). Pada
dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan
dokumen baru tersebut.
Terima kasih. Semoga bermanfaat. ^_^
Tidak ada komentar:
Posting Komentar